Agent AI care transformă caietele de sarcini și listele de materiale în oferte verificate
Un agent AI care citește caietul de sarcini, lista de materiale sau cererea clientului, le compară cu catalogul companiei și pregătește draftul ofertei și lista de materiale, pentru validarea inginerului de ofertare.
Studiu de caz · Producători și distribuitori B2B tehnici · actualizat în octombrie 2026.
Pe scurt
Documentația de 40–80 de pagini este citită de agent în câteva minute, iar cerințele tehnice sunt extrase într-un tabel clar.
Fiecare cerință este comparată cu fișele tehnice ale produselor: îndeplinită, neîndeplinită sau de verificat.
Lista de materiale și cantitățile sunt calculate după regulile companiei, nu inventate de AI.
Oferta pleacă doar după ce inginerul de ofertare o verifică și o aprobă.
Problema nu este lipsa cererilor de ofertă, ci timpul necesar pentru a le citi
În firmele care vând produse tehnice, ofertarea începe cu un document lung: un caiet de sarcini de la un spital, o listă de 180 de componente de la un client industrial sau un e-mail cu „850 mp fațadă, BCA, vată de 10 cm”. Cineva cu experiență trebuie să citească totul, să caute în catalog și să calculeze manual. Când acel om e ocupat, oferta întârzie sau procedura este lăsată deoparte.
Unde apar cele mai frecvente blocaje
caiete de sarcini lungi, cu cerințe ascunse în anexe;
liste de materiale cu coduri ale altor producători, care trebuie traduse în coduri proprii;
componente cu termen lung de livrare descoperite după ce oferta a plecat;
calcule de consum făcute diferit de fiecare agent de vânzare;
dependența de 1–2 specialiști care știu catalogul pe de rost;
proceduri de achiziție ratate pentru că nu a fost timp de analiză.
Soluția: un flux de ofertare conectat la catalog, prețuri și regulile de calcul
Agentul nu înlocuiește inginerul de ofertare. Face partea lentă și repetitivă: citește, extrage, compară și calculează după regulile stabilite de companie. Decizia tehnică și prețul final rămân la oameni.
Cum funcționează fluxul complet
1. Primirea cererii — Caietul de sarcini (PDF), lista de materiale (Excel) sau e-mailul clientului intră într-o căsuță dedicată sau sunt descărcate de pe platforma de achiziții.
3. Potrivirea cu catalogul — Fiecare poziție este legată de un cod din catalogul propriu sau de un echivalent, cu trimitere la fișa tehnică.
4. Verificarea conformității — Agentul marchează fiecare cerință: îndeplinită, neîndeplinită sau de verificat de inginer.
5. Calculul necesarului — Pe baza regulilor de consum (pe mp, pe bucată, pe sistem), agentul pregătește lista completă de materiale.
6. Verificarea stocului și a termenelor — Agentul verifică în ERP stocul și termenele și semnalează pozițiile cu risc.
7. Draftul ofertei — Oferta este generată pe modelul companiei, cu prețurile din lista curentă și cu lista de întrebări rămase pentru client.
8. Validare și urmărire — Inginerul verifică, ajustează și trimite. Oferta intră în CRM, cu reminder de follow-up.
Un exemplu concret
Un producător de mobilier medical primește un caiet de sarcini de 52 de pagini pentru 40 de paturi electrice și 40 de noptiere.
Exemplu de document transformat în date și acțiuni
Produse cerute: 40 paturi electrice cu 4 secțiuni, 40 noptiere cu tavă rabatabilă.
Cerințe extrase: 19 cerințe tehnice, 3 certificări, garanție de 36 de luni, livrare în 45 de zile.
Conformitate: modelul propus îndeplinește 18 din 19 cerințe; sarcina maximă de lucru este marcată „de verificat”.
Documente: fișa tehnică, declarația de conformitate și instrucțiunile de utilizare sunt atașate automat.
Acțiune: draftul ofertei tehnice și financiare este pregătit în aceeași zi.
Responsabil: inginerul de ofertare verifică cerința marcată și aprobă oferta. Același flux funcționează pentru o listă de 120 de poziții cu coduri de la alt producător: agentul propune echivalentele și semnalează cele 4 poziții fără echivalent direct.
Același flux funcționează pentru o listă de 120 de poziții cu coduri de la alt producător: agentul propune echivalentele și semnalează cele 4 poziții fără echivalent direct.
Componentele tehnice ale sistemului
Cititor de documente — pentru PDF, Word, Excel și e-mail, inclusiv anexe scanate.
Bază de cunoștințe de produs — catalog, fișe tehnice, agremente, declarații de performanță.
Motor de potrivire — între cerințe și produse, cu tabel de echivalențe între producători.
Motor de reguli de calcul — consumuri pe mp, pe sistem sau pe componentă, definite de companie.
Integrare cu ERP / gestiune — pentru prețuri, stocuri și termene de livrare.
Generator de oferte — pe modelele Word / PDF ale companiei.
Ecran de validare — pentru inginer, cu fiecare cerință și sursa ei.
Integrare cu CRM — pentru urmărirea ofertelor și follow-up.
Ce câștigă compania printr-un astfel de sistem
Oferte în aceeași zi — Oferte trimise în aceeași zi, nu după câteva zile.
Mai multe proceduri abordate — Mai multe proceduri de achiziție abordate cu aceeași echipă.
Mai puține cerințe ratate — Cerințele ascunse în anexe nu mai scapă la citire.
Calcule unitare — Calcule de materiale unitare, indiferent cine face oferta.
Riscuri văzute la timp — Componentele cu risc de livrare sunt văzute înainte de semnare.
Mai puțină dependență de specialiști — Catalogul nu mai trăiește doar în memoria a 1–2 oameni.
Istoric complet al ofertelor — Istoric clar al ofertelor și al motivelor de câștig sau pierdere.
Implementare etapizată, cu valoare din prima versiune
Faza 1 — Analiză și calibrare — Colectăm 10–20 de oferte recente cu documentația lor și regulile de calcul folosite.
Faza 2 — Baza de produs — Centralizăm catalogul, fișele tehnice și tabelul de echivalențe.
Faza 3 — Extragere și conformitate — Agentul citește documentația și pregătește tabelul de cerințe; inginerul compară cu analiza proprie.
Faza 4 — Calcul și ofertă — Conectăm regulile de consum, prețurile și stocurile din ERP și generăm draftul ofertei.
Faza 5 — Testare, instruire și lansare — Pilot pe un singur tip de produs sau sistem, apoi extindere pe restul catalogului.
Pentru ce tip de organizație este potrivit
Sistemul se potrivește companiilor care:
participă la licitații publice sau private cu caiete de sarcini;
primesc liste de materiale lungi de la clienți industriali;
vând sisteme tehnice cu calcule de consum (fațade, pardoseli, instalații);
produc la comandă sau în regim private label;
au un catalog mare și puțini oameni care îl cunosc în detaliu.
Întrebări frecvente
Agentul stabilește prețul final?
Nu. Agentul folosește lista de prețuri curentă și regulile companiei. Discounturile și prețul final le decide echipa comercială.
Ce se întâmplă când o cerință nu este clară?
O marchează „de verificat” și o pune pe lista de întrebări pentru client sau pentru inginer.
Funcționează cu documente scanate?
Da. Documentele scanate sunt citite prin recunoaștere de text, iar zonele neclare sunt semnalate.
Documentația clienților este confidențială. Unde rulează agentul?
Într-un mediu cu acord de prelucrare a datelor, fără folosirea documentelor pentru antrenarea modelelor publice.
Trebuie schimbat ERP-ul?
Nu. Agentul citește datele din ERP-ul existent și scrie oferta în formatul folosit deja.
De unde începem?
Cu un pilot pe un singur tip de produs și pe 10 cereri recente, ca să comparăm timpul și rezultatul.
De la citit documente la oferte gata de verificat
Diferența nu este că AI-ul „știe” produsele mai bine decât inginerul. Diferența este că inginerul nu mai pierde o zi citind 60 de pagini. Primește cerințele extrase, potrivirile făcute și întrebările rămase și decide în câteva minute.
Câte oferte rămân netrimise pentru că nu a fost timp să citești caietul de sarcini?
Trimite-ne un caiet de sarcini sau o listă de materiale recentă și îți arătăm ce poate extrage agentul din ea. Scrie-ne la office@one-it.ro. Scrie-ne la office@one-it.ro.